信息、信息技术与组织决策结构

2001-08-30

自从Leavitt和Whisler发表经典性、创造性论文《八十年代的管理》开始，人们对信息技术与组织关系的思考、实证和理论研究有了很大的发展。大量文献从不同的理论观、用不同的研究方法、针对不同的组织，对信息技术进行了大量的定性和定量研究。信息技术如何影响组织设计成为当今最热门的前沿话题之一。组织设计的关键就是如何定位组织中的信息和决策权的问题，目的是如何设计使组织中信息与决策权相结合，简单地说就是使组织的决策单位（个人）拥有的信息，或者拥有信息的单位被授予决策权。对于前一种方法来说，企业大力投资所兴建的管理信息系统或者决策支持系统等都是其信息技术的基础；而现代企业理论中的委托代理理论就是讨论委托人如何将决策权授予给代理人的问题。显然，这两种方法产生的组织决策结构不同，决策权所在位置也不同。但对于一个具体的企业来说，至于哪一种方法更合理、更符合企业的具体情况，以及哪一些决策应该是由高层管理者（假定为委托方）来做，哪一些决策应该由企业的基层人员（假定为代理人）来做，其中什么是关键的制约因素，都是有待进一步研究的课题。

本文由分析信息与决策权之间的关系开始讨论，提出了由组织的信息让渡成本和决策代理成本之间的均衡关系决定企业的决策结构，并且分析了弱信息与决策代理成本、特质信息与通用信息对决策权结构的影响，在此基础上，分析了信息技术对企业决策权结构的影响。

一、信息与决策权

基于全面和真实信息的决策，才有可能成为正确的决策。而企业领导在制定决策时，存在两个方面的因素制约着信息的获取：其一，人类对自然规律的认识程度往往取决于当时的技术条件，“技术的可行性”制约了人类认识自然规律的程度，因此人类获取信息也就是有限的。经济学在分析这类问题时，一般都认为信息是给定的，并且依赖于当时的技术条件。其二，对每个认识主体来说其自身条件也存在一定的制约，Simon称这为“有限度的理性（bounded。rationality）”。人类有有限的心智能力（mental capability），计算机及其相关设备都有有限的存储和处理能力，有限的输入和输出通道等。这一切的有限性就决定了存储、处理加工、传递和接收信息等活动都是有成本的，有的时候还是一种昂贵的活动。同时这种有限性还决定了任何个体领导成员或者领导群体所拥有的信息量都是人类能够认识的信息中的很少的一部分。决策者在做出决策之前总是希望尽可能多和全面地了解与决策内容相关的信息，并且增加信息的真实程度。另外，对于一个组织来说，由于每一个成员的分工不同，因此获得信息的质量和角度就会有差别，这是造成组织成员信息差别的客观原因。

当信息对决策很重要时，把对决策者有价值的信息与决策结合在一起时才能产生合理的决策。这种结合过程有两种：其一是信息原始持有者把信息让渡（alienate）给有决策权的人，这个过程往往包括信息的收集、汇总、整理、传递和解释等。传统的管理信息系统（MIS）就是实现这样一种功能的企业应用软件。其二是组织把决策权授予给信息持有者。简单地说，前一种方法是转移信息，而后一种方法是转移决策权。其实，根据这两种方法，还有第三种方法，那就是把信息和决策权转移到第三者，使第三者同时拥有信息和决策权，这个第三者就是企业中的中层管理人员。信息让渡的问题已经受到了研究人员和管理信息系统设计人员的广泛关注，并且已经通过管理信息系统软件将此功能实现得很完善。但是把决策权授予给相关信息持有者却只有在公司理论或者产权经济学理论中讨论过，对其过程却很少有人涉及。Jensen和Meckling曾经提出过这个问题，但是还没有对它进行模型化分析和深入的讨论。

我们假定只要决策权与信息结合在一起，不管决策者是谁，其决策效果相同。这样我们就排除了决策会因人不同而效果不一样的可能。隐含这个假设后面还有一个假设就是，在信息的让渡过程 中，不存在信息失真，并且信息的让渡和决策权的移动都是及时的。

假设1组织中让渡信息给决策者，或者把决策权授予给信息持有人所产生的决策效果相同。

从人类社会解决决策权和信息拥有权结合问题的方法中我们可以得到一些启示。社会中实现决策权和信息结合的途径有：（l）有决策权的人不断改善获得信息的方法，扩大信息的来源。企业投资建设各种管理信息系统、决策支持系统或人工智能系统帮助企业领导人及时全面地掌握信息就属这种方法。（2）信息持有者购买决策权。掌握一定的专业知识和企业管理知识的人在企业中担任领导职位，行使企业的决策权等就属于这一种。

那么为什么有些企业大力投资信息系统，有些企业却组织结构扁平化，将决策权下移，隐含其中的决定因素是什么？我们认为对于具体的企业来说，让渡信息和转移决策权之间还有一个优化和选择的问题，即在满足假设1的前提下，成本小的方法将具有比较优势。即当让渡信息的成本高于转移决策权的成本时，信息持有者将会认为决策权的价值更高，购买决策权是成本优化行为，因此决策权应该下移；相反，当让渡信息成本低于转移决策权的成本时，信息系统建立成为可行方案，决策权将向组织上层移动。

让渡信息的成本取决于信息的自然特性、组织环境和技术等因素。在测度信息的让渡成本时，我们使用专用信息和通用信息来区别其悬殊的差别。信息让渡成本越高，其专用性就越强；相反成本越低其通用性就越强。

二、专用信息与通用信息

为了分析问题的简明性，我们假定组织为～个两层级结海，即企业执行总裁（CEO）和基层，并且简单地认为组织的CEO为委托人，基层人员为代理人。根据信息在代理人与委托人之间让渡成本的高低将信息划分为专用信息和通用信息。专用信息也称为特质信息，是指代理人之间让渡或者代理人向委托人让渡时需要的高支出成本，并且在让渡过程中容易失真的信息。往往表现为只有当事人才能完全获得和理解而局外人很难获得和理解的信息，或者说局外人获得信息的成本很高。如每一台机器的运行状况和性能特点，每一个分售点顾客的偏好和文化习惯等对局部能够产生极大的影响，但很难数字化，大都属于非结构化或半结构化信息。对这部分信息除非亲自接触的人，局外人很难理解和掌握。因此这部分信息属于特质信息，在组织内部代理人之间或者代理人与委托人之间很难通过先进的信息技术来转换和传递。“只可意会，不可言传” 形容的就是专用信息的特点。

通用信息指能很方便地在代理人之间或者代理人与委托人之间让渡的信息。在组织中通用信息通常表现为很容易电子化和数字化的信息，如企业的产量、库存、计划、销售等信息很容易通过信息技术来数字化。因此这部分信息属于结构化和半结构化信息。通用信息很容易在组织内部以及组织之间传递和交换。POS机可以及时地将每一个点的销售情况及时地记录下来，并且快速地进行汇总和整理。因此这种可以结构化的信息就属于通用信息。

由于在特质信息的传递过程中，可能存在两个问题：一个是代价高昂，另外一个信息传递失真，同时通用信息的让渡却不存在这些问题。因此对主要由专用信息引起的决策和通用信息引起的决策，我们应该分别对待。考虑权力让渡过程中的成本，我们有如下的假设2和命题1：

假设2组织的权力让渡成本介于专用信息和通用信息传递成本之间。

命题1在满足假设1和假设2的前提下，对于团专用信息引起的决策权，应该授予给基层持有者，同时应该将通用信息让渡给高层管理人民

应该说特质信息存在于组织的所有层次，而不是存在于更低的层次。例如，一个机械操作工会有关于某一特定机械操作的特定知识，但是财务主管有关于成本结构决策的特定信息，CEO可能经常有企业所面临的战略挑战和机会的最优特质信息。效率的关键是如何安排决策权给每一个层次的代理人，以最小化由于信息木足和目标不一致所产生的成本。为了简单起见，本文中我们主要讨论基层代理人信息问题。

西方经济系统解决权力分配和控制问题的方法通常是把决策权让渡给决策代理，例如董事会授权总经理管理公司的经营。如果一项权力的所有者有权出售该项权力并且获得权力执行后的利益，这项权力就是可让渡的。决策权与让渡权的结合也就是一般在经济学中广泛应用的产权。与市场相比，组织一般不会把决策权和这些权力的可让渡性同时授予给代理人。一个机械操作工可以被授予操作和维护机器的权力，但是不会被授予销售机器和侵占机器收益的权力。在缺乏可让渡性的情况下，组织必须通过可选择的系统和程序来解决好权力的分配和控制问题。

三、企业弱信息与代理成本

通过前面的分析我们可以看出，信息和权力的可让渡性为解决组织中权力分配和控制问题提供了一个基本可行的方法。组织中决策权是组织的政策和实施问题，而不是在代理人之间资源交换的问题［5］。原则上组织把所有的决策权授予给董事会和执行总裁。根据高层管理和董事会制定的规章制度来细分决策权给个人或基层单位。执行总裁的职责是通过奖励遵循或惩罚违反制度的人。当然这些制度和实施权力的安排必须与国家和本地的法律不相冲突时才有效。

执行总裁所面临的主要问题就是如何实施组织的权力分配和控制问题。他自身心智能力和客观通信能力的制约使得他很难或者说不可能获得组织中每一项决策所必须的信息。在组织内部授权时，执行总裁总是希望在自己的组织中进行适当的分权，以最大化决策组织整体效益。这就意味着必须把决策权和对每一项决策有价值的信息有机地结合在一起，因此要求考虑在组织中让渡信息的成本，以及考虑如何让渡组织决策权来影响获得信息的激励。在安排决策权时，执行总裁还面临第二个问题，即代理问题。由于代理人最终都是自利的（self－interested），被执行总裁授权后的决策目标往往又与自己的自利目标木完全相同。这样由于合作行为的利益冲突所产生的成本一般称为代理成本。CEO必须设计一套控制系统和激励机制来加强其所希望的代理人行为。然而，一般不可能构造一个激励和控制系统，使得代理人刚好执行CEO所希望的行为。另外，设计和实施控制与激励系统也是有代价的。代理成本就是设计、实施和维持适当的激励和控制系统的成本，加上由于完全解决这些问题所产生的损失一起构成[5]。

决策优化问题要求综合考虑弱信息（poor in－formation）和目标不一致所造成的误决策成本。弱信息就是指不完全真实的信息，其失真可能出现在信息的传递过程中，也可能出现在信息的获取过程中。由于特质信息传递困难，所以弱信息大多发生在特质信息上，但通用信息也并不是不可能成为弱信息，这方面的例子也很常见。我们假定决策正确程度与决策信息的真实程度相关。不失一般性，我们在本文中仅讨论企业信息都来源于基层，传递过程都是由基层向CEO方向的。如果信息在让渡的过程中会逐渐失真的话，信息失真过程会不断减少，那么我们假定当CEO把决策权授予给企业中更低层次的代理人时，决策的正确程度增加，弱信息所产生的决策成本降低。极端的情况出现在信息持有者被授予决策权，没有信息让渡过程，此时信息让渡成本为零，而决策代理成本达到最大化。这是因为决策权如果由代理人来执行而没有让渡过程，代理人有更真实的决策的信息。这样我们有以下的命题：

命题2决策权在向组织基层让渡过程中，决策产生的效益不断增加。

我们假设组织层级结构及其相应的两种成本（决策代理成本和信息让渡成本）函数是连续的。第一种是由于CEO和代理人之间由于决策目标不一致所造成的代理成本单调增加，用C1（d）表示，其中d表示CEO与决策权所在位置之间的距离。随着权力被安排到更高层级结构中，d不断增大，代理成本不断减小，边际代理成本也不断减小。如果我们假定从原始信息持有者到CEO之间的距离为1，原始信息持有者位置为0。则这样我们有下列假设3：

第二种成本是由原始信息持有者让渡信息给决策者时，组织必须支付的信息让渡成本，用CA（d）表示。随着决策权的不断上移，d不断变大，信息让渡成本不断增加，同时边际让渡成本也不断增加。这样我们有以下假设4：

有可能出现两种极端的情况，一种出现在当决策由CEO作出时，d＝l，信息让渡成本达到最大，同时决策代理成本为零，即C1（1）＝0；另外一种发生在当决策位于原始信息持有者层次时，即d=0，信息让渡成本为零，即CA（0）＝ 0，决策代理成本达到最大。

我们定义组织决策成本为信息让渡成本和决策代理成本之和，则组织决策成本与信息让渡成本和决策代理成本之间的关系可以用图1表示。横坐标表示原始信息持有者与决策代理人之间的距离，纵坐标表示成本。



由图1可以看出，总成本在完全集权或者完全分权时都很高，当权力向组织的中间层移动时，逐渐减少，最后在某一位置能达到总成本最小，即均衡状态。决策权在组织中的优化位置出现在由于信息不足所产生的成本降低抵消由于决策目标不一致所产生的成本增加额时。这样我们可以得到在信息让渡成本与决策权代理成本之间出现均衡时的一个命题：

命题3在假设3和4的前提下，企业的决策权应该位于其中层管理层，这样决策代理成本与信息让渡成本之和才达到最小。

我们这里讨论的信息让渡成本应该具有假设4的性质，显然这种信息适合于专用信息，而通用信息大多不具有这种特点。通用信息大多属于结构化和半结构化信息，在高度信息化的当今社会，如果用C'A（d）表示通用信息让渡成本，则有下列假设成立：

假设5 C'A（d）＝K（3）

其中，K为一常数。

所以由通用信息引起的决策总成本与信息让渡成本和决策代理成本之间的关系可以用下面图2表示。



正如科斯（Coase）讨论市场与企业存在的合理性问题一样[6]，我们在这里所做的一切分析都是建立在成本和费用最小的基础之上，是一种理想化的讨论。虽然现实中可能很少有组织或企业在考虑决策权的优化结构时，会比较两种成本的此消彼长关系，但我们认为真正决定企业决策权位置的内在本质因素应该是成本。当然我们这里提到的成本并不仅仅局限于传统意义上的成本，这是一种广义的成本概念。另外，还必须注意的一点是我们仅仅讨论了基层信息让渡与基于基层信息的决策权的让渡问题，并没有涉及企业的高层信息与相应的决策权让渡问题，因为这种问题在一般企业中相对来说比较好解决，不存在让渡问题，所以也没有理论讨论的价值和意义。

信息技术作为企业信息让渡的一种媒体，在现代社会中对信息的抽象和传播起到关键性作用。可以这么说，没有现代高级的信息技术媒体，就不可能有信息让渡的高度进步性。同时，我们还应该关注信息技术的另外一种影响，那就是信息技术除了实现了信息在企业内让渡问题，同时随着信息技术的不断发展，这种让渡成本出现越来越小的趋势。

四、信息技术对组织决策权分配的影响

组织设计过程中考虑的首要问题是如何将组织的决策权和组织的信息充分地结合在～起。信息技术对组织中信息的让渡产生了很大的影响，管理信息系统、决策支持系统以及其他的一些信息系统等都能够收集、汇总、分析和处理组织各种业务的综合数据，从而对决策产生支持作用。这样，组织引入信息技术以后，就能够更方便地传递和转换信息，降低信息让渡成本。

下面讨论信息技术对决策权的影响。尤其是信息技术降低企业信息让渡成本后决策权位置的变化。如果我们用CA1（d）表示利用信息技术后新的信息让渡成本，则CA1（d）仍然有假设4性质。

根据前面的讨论，我们知道管理信息系统应用于企业后，有以下的假设6成立：

假设6信息技术能降低企业代理人之间或者代理人与委托人之间的信息让渡成本，可以表示为： CA（d）＞CAI（d），同时有下式成立：

当信息技术降低信息让渡成本，那么在用去同样多的信息让渡成本的情况下，企业的上层领导直接作出决策的信息就更真实，收益越多。相应地，上层领导作出决策的机会也越多。这样我们就可以得到下面的命题4：

命题4在假设3和假设5成立时，如果信息技术应用于企业，其组织决策权向上移动。

决策权的移动过程可以用下图3表示。



当然，组织的决策权结构影响因素很多，绝对不仅仅限于某一方面。我们的讨论也只分析了信息让渡成本这一种因素。

作者：彭赓，李敏强，寇纪淞来源：《中国软科学》（2001年第5期）