段落的格式化包括对齐段落、段落缩进、设置文档的间距、换行和分页、调整制表位和给段落加上边框和底纹等。
1. 对齐段落
段落的对齐方式决定段落边缘的外观和方向，段落对齐是指段落内容与左、右、上和下页边距的相对位置。Word 提供了5种段落对齐方式，它们是左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐，这5种对齐方式应用于文本的效果图。
两端对齐是Word 默认的对齐方式。两端对齐是指调整文字的水平间距，使其均匀分布在左右页边距之间。对于包含英文的文本来说，左对齐方式只能保证文本在左边界是对齐的。
在进行文档的编排时，标题一般采用居中对齐的方式，正文一般采用两端对齐，最后的落款则采用居右对齐的方式。如果让段落中各行的字符等距离排列在左右边界之间，则需要选用分散对齐。
选择所需要的对齐方式，可从“段落”对话框的“对齐方式”下拉列表中选择，也可以单击工具栏中的相应按钮选择。
2. 缩进段落
段落缩进决定段落到左或右页边距的距离，而页边距是主文档区域的总宽度，换句话说，决定文本到页面边缘的距离。用户可以增加或减少一个段落或一组段落的缩进；也可以创建一个反向缩进(即凸出)，使段落超出左边的页边距；还可以创建一个悬挂缩进。
根据段落与页边距位置的不同，缩进又分为左缩进、右缩进和首行缩进。一般来说，段落的首行通常向内缩进两个字的距离，某些需要强调的段落，可通过左、右缩进突出段落与正文的关系，增强文档整体编排的视觉效果。
通过格式工具栏、标尺、快捷键和“段落”对话框的操作，都可以设置段落的缩进格式。使用格式工具栏和快捷键时，需要使用制表位设置。如果未改变Word 的默认设置，那么，使用格式工具栏或快捷键将以0.75厘米为单位设置缩进格式。
● 使用标尺
如果要使用标尺缩进段落，那么，在使用标尺设置段落缩进时，必须使标尺处于显示状态。显示标尺的操作是在文档窗口内没有显示标尺的情况下，选择“视图”→“标尺”命令，此时“标尺”选项前将出现符号“√”。这时，我们可以看到在水平标尺上有3个标记，分别控制段落的首行缩进、左缩进和右缩进。