用格式刷复制段落格式

用户如果设置了一个段落的格式，此时另一个段落也需要同样的格式，如果再去进行设置，会浪费大量的时间，这时可以使用Word 提供的“格式刷”工具按钮。

使用格式刷进行复制段落格式可按以下步骤：(1) 选择要复制格式的段落。(2) 如果用户想要将此段落格式复制到不连续段落中，可以双击“格式刷”按钮。如果用户想要将此段落格式复制到连续的段落中，应单击常用工具栏上的“格式刷”按钮。此时，鼠标指针变成形状。(3) 用此种形状的鼠标指针拖动选择要复制格式的段落，松开鼠标后，即完成格式的复制。要关闭“格式刷”功能，再次单击“格式刷”按钮即可。也可以利用快捷键方法来复制段落格式，其操作是选择要复制格式的段落，按Ctrl+ Shift+C键复制格式，然后选择接受复制格式的段落，按Ctrl+Shift+V键即可完成格式的复制。

3.3  调整文档页面的结构

虽然在编辑文档时，直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等，但是使用这种方法不够精确。如果用户需要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用“页面设置”对话框来精确设置版面、装订线位置、页眉和页脚等内容。

1. 设置页面大小

纸张的大小和方向不仅对打印输出的最终结果产生影响，而且对当前文档的工作区大小和工作窗口的显示方式都能产生直接的影响。在默认状态下，Word将自动使用A4幅面的纸张来显示新的空白文档，纸张大小为21cm×29.7cm，方向为纵向。用户也可以选择不同的纸张大小，或者自定义纸张的大小等。

如果要设置页面大小，可以按以下步骤来进行： (1) 选择“文件”→“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中单击“纸张”标签，打开“纸张”选项卡。 (2) 在“纸型”下拉列表中，可以选择标准纸张大小，在“宽度”和“高度”微调框中，可以自定义纸张大小。(3) 不同型号的打印机支持不同方式的纸张来源。在“纸张来源”选项组中，可以设置纸张来源，也可以为首页指定一个纸张来源，为其他页指定另一个纸张来源。 (4) 在“预览”选项组中设定当前设置的页面大小所适用的范围。在“应用于”下拉列表中，用户可以选择“整篇文档”选项将此设定应用于整篇文档，也可以选择“插入点之后”选项，设定应用于当前光标所在位置之后的页面。(5) 单击“确定”按钮，返回文档。

2. 调整页边距与纸张方向

在Word 中，页边距主要用来控制文档正文与页边沿之间的空白距离。在多页文档的每一页中都有上、下、左、右4个页边距。页边距的值与文档版心位置、页面所采用的纸张类型等元素紧密相关。在改变页边距时，新的设置将直接影响到整个文档的所有页。纸张方向是页面设置的另一个重要功能，通过纸张方向与页边距配合，可以编排出贺卡、信封和名片等特殊版面。