Word 提供了对表格中数据的计算功能。先选定单元格，再选择“表格”→“公式”命令，打开“公式” 对话框。可以从“粘贴函数”下拉列表中选择系统提供的常用函数，被选函数将出现在“公式”文本框中，也可以在“公式”文本框中直接输入计算公式，在“数字格式”下拉列表中选择计算结果的显示格式，然后单击“确定”按钮，计算结果就会显示在选定单元格中。

Word 还具有对表格中数据进行排序的功能。将插入点置于待排序的表格中，再选择“表格”→“排序”命令，打开“排序”对话框。在“排序依据”下拉列表中选择排序依据的字段名(关键字)，排序依据最多可选择3个，并在右边的“类型”下拉列表中选择该字段名的类型(笔画、拼音、数字或日期)，再选择“递增”或“递减”按钮确定排序的方向(升序或降序)，然后单击“确定”按钮，表格中的数据将重新排列。

用图表的形式表示表格中的数字关系是一种常用的统计方式。在Word中，利用Microsoft Graph Chart可以极方便地将表格中的数据用面积图、条形图、柱形图、折线图和饼图等10多种图表形式表示。

首先，选定要生成图表的数据，再选择“插入”→“图片”→“图表”命令，即可进入Microsoft Graph环境，并显示一个默认的图形和数据表。

6  打印与预览

打印处理好的文档可以说是制作文档的最后一项工作，要想打印出满意的文档，还需要设置有关打印的各种参数。Word 提供了一个非常强大的打印功能，可以很轻松地按用户的要求将文档打印出来，它可以做到在打印文档前预览文档、选择打印范围、一次打印多份、对版面进行缩放，以及逆序打印，也可以只打印文档的奇数页或偶数页，还可以后台打印，以节省时间。而且，打印出来的文档和在打印预览中看到的一样漂亮。

6.1  打印预览

在进行打印前，如果用户想预览一下打印的效果，可以使用打印预览功能，利用该功能观察到的文档效果，实际上就是打印的真实效果，这就是所谓的所见即所得功能。另外，用户还可以在预览窗口中对文档进行编辑，以得到满意的效果。

要进行打印预览，首先打开要预览的文档，然后选择“文件”→“打印预览”命令或单击常用工具栏上的“打印预览”按钮，打开打印预览窗口。用户可以从中预览文档的打印效果，而且在预览中显示的文档页面与打印出的效果完全一致。